Bilan des rencontres virtuelles du printemps 2020 Eudec France

Branche française D’EUDEC (European Democratic Education Community) Association rassemblant les personnes qui vivent, soutiennent, expérimentent et développent ensemble l’éducation démocratique.

Pourquoi en partenariat avec BienSurTerre.fr ?

Bien Sur Terre est experte en architecture de coopération. En partenariat avec Conversence elle préconise l'utilisation de IdeaLoom pour soutenir la démarche d'Idéation* décentralisée.

Issue de “Assembl” développé en 2015 par le consortium Catalyst dans le cadre du programme FP7 (European Union’s Seventh Framework Programme for research) de l’Union européenne. Voir plus ici.

Cet outil peut être utilisé pour d'autres usages, avec d'autres résultats.

 

L’architecture proposée

Les rencontres virtuelles nationales de printemps 2020 Eudec France est un événement en ligne organisé pour pallier à une annulation de rencontre en présentiel à cause de la crise COVID 19, qui a eu lieu les 17 et 18 avril 2020.

L’équipe d’organisation a souhaité simuler avec des outils numériques les conditions habituelles des rencontres en format de forum ouvert libre, alternant ateliers en groupe de travail, rassemblements collectifs et espace “vide” accueillant des échanges informels.

 

Pour cela, il a été utilisé :

  • Google calc pour récapituler les règles de fonctionnement et permettre une autogestion du planning.

  • Les notes pouvaient se prendre sur Google doc ou IdeaLoom

  • Des espaces Zoom.Us étaient mis à disposition

  • Helloasso pour assurer une billetterie.

La participation

Une communication sur le groupe Facebook de l’association et dans l’outil interne Basecamp a été réalisée, ce qui a permis de réaliser :

  • 120 inscriptions

  • 27 ateliers / 70 créneaux + Assemblée Des Membres

 

L’organisation a été bénévole, le temps passé n’a pas été décompté ni estimé.

  • 145€ de don

  • 58€ pour 7 abonnements Zoom.Us (pour 1 mois)

Les productions

Les ateliers autogérés

La quasi totalité des ateliers a un Compte Rendu Word et/ou IdeaLoom.

 

Le groupe d’organisation a trié les notes, à l’exception de 2 ateliers pris en charge par Bien Sur Terre, pour en diffuser les cartes d’idées.

Les coulisses

Depuis l’intérieur des coulisses, j’ai senti que l’événement a dans son ensemble suscité un grand enthousiasme. Cette impression provient des remerciements spontanés ou des impressions partagées. Cela est donc subjectif et ne repose que sur des traces éphémères qui ne sont plus disponibles. Le fait de pouvoir se rassembler en temps de confinement a été vraiment apprécié.

Par ailleurs, l’équipe d’organisation s’est inscrite dès l’origine dans une démarche apprenante et a documenté son travail avec des comptes rendus.

Un canal Télégram a permis d’assurer un support de niveau 2 en amont de l’événement.

Un bilan de l’événement a été produit une semaine après l’événement.

Et après?

Trois semaines après l’événement, 1 atelier a donné lieu à l’ouverture d’un projet sur Basecamp, avec 5 contributeurs.

D’autres chantiers déjà en cours ont bénéficié de contributions à la suite de l’Assemblée des Membres, avec une fréquence décroissante en s’éloignant de l’événement.

L’utilisation d’IdeaLoom par Eudec

IdeaLoom a été utilisé pour collecter les propos des intervenants et pour générer la carte mentale d’un atelier.

En cours d’événement, il a été préféré de prendre les notes dans des Google doc, puisqu’il n’était pas possible de cumuler prise de notes et triage et que l’outil a subi des ralentissements, réglés depuis.

 

Une semaine après l’événement, les prises de notes n’étaient pas valorisées, le tri a été réalisé petit à petit par 2 ou 3 personnes. Ici la carte dynamique.

 

Bien Sur Terre a réalisé le tri sur 2 ateliers pour faciliter la poursuite des discussions si l’espace est maintenu.

L’avis de Eudec

Nous voyons de gros intérêts à l’utilisation d’ideaLoom pour :

  • Être transparent dans notre fonctionnement 

  • Aider à structurer et classer nos réflexions et échanges

  • Alimenter une discussion en dehors de l’événement

  • Échanger de façon asynchrone durant un projet

 

Cependant, il ne semble pas être la meilleure solution pour prendre les notes durant un évènement pour l'instant pour les raisons suivantes :

  • Complexe de poster des messages à chaque intervention par rapport à la rédaction d’un texte au fil de l’eau. Surcharge cognitive importante: gestion de plusieurs tâches en même temps. 

  • Nous n’avons pas vu l’intérêt que les gens saisissent le compte rendu directement dedans .

  • Nous avons noté que travailler sur IdeaLoom pour prendre des notes était très fatiguant. L'ergonomie est moins agréable qu'une page blanche. 

L’avis de BienSurTerre.fr

Des bénéfices avec une utilisation improvisée en une semaine

Pour rappel, les rencontres Eudec bénéficient de facilitations diverses suivant les équipes d’organisation et des lieux retenus pour se rencontrer.

Le format habituel transposé en virtuel a permis de bénéficier d’un premier niveau du potentiel d’IdeaLoom: 

  • Rendre visible la teneur des échanges,

  • Donner à voir un premier niveau de tri,

  • Possibilité de poursuivre précisément les échanges dès le lendemain.

 

Ici nous devons noter que c’est la première fois qu’un outil facilitant la vision globale peut perdurer au delà de l’événement. Et ce, en découvrant l’outil et en improvisant son utilisation en une semaine.

Aller chercher le potentiel d’intelligence collective décentralisée

Il paraît judicieux de chercher à élargir le nombre de personnes en capacité d’utiliser l’outil par l’invitation à participer à la construction de l’arbre des idées, en créant des tutoriels adaptés, en formant les volontaires et surtout en invitant à poursuivre les échanges en sourçant, développant les notes.

 

Cela permettrait de mieux organiser la facilitation d’une prochaine rencontre, virtuelle ou non. En effet pour utiliser la force d’IdeaLoom, il conviendrait d’organiser une partie de l’événement comme un espace d’idéation décentralisé, donc avec une équipe élargie, plutôt que se concentrer sur des ateliers libres et une petite équipe de facilitation.

Oser structurer

Ceci demande de mettre en place une structure visant à canaliser les énergies. Bien que cela soit compatible avec les règles de liberté d’un forum ouvert, c’est une technique méconnue. Par exemple, tout en conservant la liberté de participer, certains ateliers pourraient être structurés pour faire progresser l’idéation.

Cela demande donc de s’y former et/ou de chercher à l’expérimenter.

 

La mise à disposition gratuite de l’espace IdeaLoom pour essai par Bien sur Terre se termine le 10 mai 2020. Les données seront figées et pourront être réactivées sur demande.

 


David Doutreleau, Bien Sur Terre, 9 mai 2020.



*Idéation : formation et enchaînement des idées.

L'idéation est le processus créatif de production, développement, et communication de nouvelles idées ; le terme idée signifie ici un élément de base de la pensée, ou plutôt de la vie psychique en général, qui peut être aussi bien sensoriel ou concret qu'abstrait.

L'idéation comprend tous les stades d'un processus de pensée original, de l'innovation au développement de l'idée et jusqu'à son achèvement. C'est ainsi un aspect essentiel de tout processus créatif ou conceptuel, d'où son importance aussi bien en pédagogie que dans la vie pratique.